Недавно популярный писатель Джо Аберкромби в своем твиттере затронул тему сроков. Он просматривал свои планы середины 2013 года и увидел, что должен был завершить новую книгу к августу 2014. В реальности же книга была закончена на полгода позже…
«Всего лишь» 6 месяцев задержки.
Аберкромби удивляется, насколько вообще оптимистичными мы бываем, когда оцениваем ту или иную работу. Нам всегда кажется, что мы выполним ее быстрее, чем это произойдет на самом деле. И никакой опыт не поможет отойти от оптимистичной оценки сроков.
Пожалуй, так оно и есть. Касается это и разработки сайтов. Опыт здесь может и не поможет, а вот хорошая система точно станет верным помощником.
Сегодня я хочу рассказать про 5 ошибок в процессе планирования сроков создания сайта. Все эти ошибки – это именно опыт нашего агентства. Т.е. разработки сайтов для наших клиентов с 2011 года.
Конечно, кроме ошибок я обязательно отмечу и способы их «устранения».
Ошибка № 1: Отсутствие «страховки»
Пожалуй, самая популярная ошибка фрилансеров и агентств, которые только начинают свой путь. В 2011-2012 годах мы тоже мучились с ней. При определении сроков не учитывается страховка. Т.е. если разработчик определяет срок в 20 дней, то именно он и назначается клиенту.
А если один из дней работы выпадает?
Уже получается, что вы не успеваете завершить проект в срок. А ведь бывает столько разных проблем в ходе разработки:
- Заболел программист/дизайнер
- Какая-то задача решалась дольше, чем по плану
- Клиент позже обещанного срока предоставил нужную информацию
- Проблемы с каким-то из проектов, который делается параллельно
- Баги, которые неожиданно вылезли под конец разработки
При планировании любого проекта нужно помнить, что 20-25% времени должна составлять страховка. Потому что она понадобится всегда.
Вопрос лишь в том, в каком объеме для конкретного проекта?
Уверяю, что даже со страховкой вы редко будете сдавать проекты раньше обещанного клиенту срока. Такова уж специфика ИТ. Посмотрите даже на крупные компании (Apple, Microsoft, Google), которые выпускают свои продукты и уже в процессе начинают «латать» их через обновления.
У вас возможности дорабатывать проект в процессе нет, поэтому нужно выделить время на это сразу же.
Ошибка № 2: Срок определяет исполнитель (работник)
Такого тоже допускать нельзя. Потому (как верно заметил писатель Аберкромби) мы всегда достаточно оптимистично смотрим на сроки по своей работе. Срок проекта должен определять менеджер проекта, а затем консультироваться с исполнителями (дизайнеры, программисты, копирайтеры и т.д.) на предмет «реалистичности» этого срока.
При этом, понятное дело, что не в сторону его уменьшения.
Еще один плюс такого подхода в том, что мы лучше работаем, когда срок устанавливает какой-то другой человек. Об этом часто пишут в книгах по поведенческой психологии (Ариэли, Чиалдини). Свой срок мы можем нарушить, а вот установленный кем-то другим уже сложнее.
Тут работает психологический фактор.
Ошибка № 3: Отсутствие синхронизации по срокам проектов
Ключевой фактор. Если дизайнер занят сегодня каким-то одним проектом, то не стоит отвлекать его другим. Важно, чтобы он мог сконцентрироваться именно на нем. Поэтому, планируя проект, составляйте графики, которые помогут «разбросать» проекты так, чтобы программисты, копирайтеры и дизайнеры не работали над несколькими задачами в один день.
Это, пожалуй, самый сложный момент для небольшого агентства. Кроме того, он идеализированный, так как всегда будут появляться мелкие задачи, которые требуют решения прямо сейчас.
Но с ними можно обходиться с умом:
- Переводить на других сотрудников/фрилансеров
- Грамотно распределять сроки
- Оставлять на вечер, когда у нужного работника появляется немного времени.
Ошибка № 4: Несколько больших дедлайнов в один день
Практика показывает, что под дедлайн часто требуется сосредоточиться на конкретном проекте. Если вы завершили его раньше, то это просто отлично! А если нет? Тогда лучше иметь возможность сконцентрироваться на нем к конкретной дате.
Поэтому избегайте ситуаций, когда 1 дата является большим дедлайном для 2-х проектов. Под «одной датой» я понимаю не только конкретный день. Если вы сдаете один проект в среду, а второй в четверг, то это тоже «1 дата».
Ошибка № 5: Отсутствие четкого плана проекта для Вас и клиента
В первый день работы над проектом мы высылаем клиенту план проекта, который содержит все ключевые даты по проекту, начиная с презентаций и заканчивая отправкой вопросов и получением ответов со стороны клиента, предоставлением необходимого контента.
Наличие плана делает общение по проекту более простым. Клиент сразу же видит четкие сроки по всем задачам и понимает, что ожидать далее. У него не появляется вопросов в процессе, так как он понимает, когда и какой шаг его ждет.
Что в итоге?
Избегайте этих ошибок и планирование проекта станет намного эффективнее. Потому что большая часть проблем с проектом появляется уже на этапе планирования. Грамотное распределение времени помогает забыть про них раз и навсегда.
